De Belastingdienst heeft aan de hand van een voorbeeldsituatie aangegeven hoe een en ander in de praktijk uitwerkt bij de vergoeding van een mobiele telefoon.
Voor een aantal noodzakelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling, waardoor een werkgever deze voorziening onbelast aan een werknemer kan vergoeden of verstrekken. Deze vrijstelling geldt voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
De vrijstelling geldt alleen als genoemde zaken naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Daarnaast moet de werknemer ze teruggeven of de restwaarde aan de werkgever vergoeden als hij ze niet meer voor het werk nodig heeft (bijvoorbeeld bij uitdiensttreding). Tot slot mogen de zaken geen onderdeel uitmaken van een cafetariaregeling.
Bij een cafetariaregeling biedt de werkgever bepaalde zaken aan tegen inlevering van een deel van het brutoloon. Als een werkgever zo’n uitruil toepast voor een noodzakelijke voorziening, is de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing.
In het voorbeeld van de Belastingdienst wil een werkgever een mobiele telefoon van € 600 aan zijn werknemer vergoeden. De mobiele telefoon is in principe een noodzakelijke voorziening waarvoor de gerichte vrijstelling kan gelden. Een werknemer besluit van de mogelijkheid gebruik te maken om een luxere uitvoering te kiezen en legt zelf € 400 bij uit zijn brutoloon. De werkgever wijst de telefoon aan als eindheffingsloon. Vraag is of de uitruil van het brutoloon verhindert dat de gerichte vrijstelling van toepassing is.
Dit blijkt niet het geval. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als het hele bedrag van de telefoon wordt uitgeruild met het brutoloon. Omdat echter alleen het meerdere van € 400 wordt uitgeruild, is de gerichte vrijstelling wel van toepassing op de vergoeding van € 600, op voorwaarde dat voldaan wordt aan de andere twee voorwaarden die gelden voor deze gerichte vrijstelling.
De meerprijs van € 400 is niet gericht vrijgesteld, maar kan eventueel wel worden aangewezen invalt wel in de vrije ruimte. Voor het aanwijzen in de vrije ruimte geldt wel de voorwaarde dat dit gebruikelijk is.
Is er geen vrije ruimte meer beschikbaar, dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag van € 400.